منبع: مجله حرارت و برودت، شماره 30

مترجم: محمد سماواتی، کارشناس ارشد مدیریت

جلسات بیهوده-بحثی پیرامون نحوه‌ی صحیح تشکیل جلسات

آیا تا به حال برای شما پیش آمده است که یک نکته و یا مسئله‌ی بسیار آشکار و روشن را متوجه نشوید، مثل اینکه عینک خود را بعد از مدتی در انتهای بینی خود پیدا کنید و یا موقعی که با حالتی ناباورانه پس از مدتی جستجو، کلید گمشده ماشین خود را در جیب خودتان بیابید. ما امروزه در دنیایی زندگی می‌کنیم که به علت پیچیدگی‌های بسیار زیاد حتی به سختی می‌توانیم بعضی مسائل ساده و پیش‌پاافتاده‌ی پیرامونمان را کاملاً تحت نظر بگیریم.

این‌گونه مسائل متأسفانه در اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها دیده می‌شوند. با این وصف که بهترین فرصت‌ها و راه‌حل‌ها جهت رفع مشکلات و پیشرفت در مقابل چشمان افراد قرار گرفته اما متوجه آن‌ها نمی‌شوند.

یکی از این موارد نحوه‌ی صحیح تشکیل جلسات است.

اگر بیاییم و سیاست مدیریتی خود را در نظر نگیریم، وجه تشابهی که در اکثر مدیران دیده می‌شود، حضور فعال آن‌ها در جلسات است.

طبق آمار به دست آمده، در سطح جهان سالانه ده‌ها میلیارد دلار خرج جلسات می‌گردد. بعضی از شرکت‌ها تا ۱۵٪ از بودجه‌ی سالانه‌ی خود را به این امر اختصاص می‌دهند.

حال نکته‌ی قابل‌توجه و همچنین شگفت‌آور این است که مهم‌ترین عاملی که در اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها موجب اتلاف وقت می‌گردد، شیوه‌ی اشتباه تشکیل جلسات است.

مطابق تحقیقات به عمل آمده، بیشتر از ۵۰٪ از زمانی که برای جلسات تعیین می‌شود، به بطالت می‌گذرد.

در اینجا برای خوانندگان این سؤال پیش می‌آید که اگر جلسات نسبت به زمانی که برای آن‌ها اختصاص داده می‌شوند بازدهی بسیار کمی دارند، پس علت تشکیل آن‌ها چیست؟

باید به این نکته اشاره کرد که وجود جلسات در هر شرکت با سازمانی کاملاً ضروری است. در این جلسات است که ارتباطات صحیح بین اعضای شرکت برقرار می‌شود؛ موضوعات مختلف در جلسات مورد بحث و گفتگو قرار می‌گیرند؛ ایده‌های تازه خود را نشان می‌دهند و بسیاری از موارد دیگر که در پیشرفت شرکت نقش بسزایی دارند در جلسات حل‌وفصل می‌گردند. اما خیلی از مدیران شرکت‌ها به این نتیجه می‌رسند که نمی‌توانند حداکثر استفاده را از جلسات ببرند چرا که وقت زیادی در این جلسات به هدر می‌رود و در بعضی از مواقع بعد از چندین ساعت بحث و گفتگو، اعضای حاضر در جلسه بدون نتیجه اتاق را ترک می‌کنند.

از آنجا که در شرکت‌های امروزی یک سیستم مطلق حکم‌فرما نیست و یک شرکت از بخش‌هایی تشکیل شده که هر یک از آن‌ها مسئولیت خاصی دارند، هدف از تشکیل جلسات، گرد هم آوردن بخشه‌ای مختلف سازمان در جهت حل‌وفصل مشکلات و همچنین بررسی ایده‌ها و نظرات جدید است.

چگونه می‌توانیم بازدهی جلسات را بالا ببریم؟

از آنجا که جلسات می‌توانند عامل مؤثری در پیشرفت یک سازمان باشند، نحوه‌ی صحیح تشکیل آن‌ها یکی از وظایف اصلی مدیریت است. طبق تحقیقات، توجه به نکات زیر می‌تواند کمک بزرگی به شرکت‌کنندگان در جلسات باشد تا از این طریق بتوانند حداکثر استفاده را از جلسات برده و در زمانی کوتاه‌تر به نتایج بهتری دست یابند:

قبل از جلسه موضوع صحبت را کاملاً مشخص کنید.

در بسیاری از موارد شرکت‌کنندگان بدون هیچ‌گونه آمادگی و با آگاهی از موضوع مورد بحث وارد جلسه می‌شوند و در نتیجه بخش عمده‌ای از وقت تعیین شده صرف توضیح بیهوده موضوع می‌گردد. لذا تمامی شرکت‌کنندگان در هر جلسه‌ای، باید قبلاً آگاهی و اشراف کامل به موضوع و آمادگی کافی برای مباحثه در زمینه‌ی مربوطه را داشته باشند.

در بسیاری از موارد شرکت‌کنندگان در جلسات بدون هیچ‌گونه آمادگی با آگاهی از موضوع مورد بحث وارد جلسه می‌شوند و در نتیجه بخش عمده‌ای از وقت تعیین شده صرف توضیح بیهوده‌ی موضوع می‌گردد.

موضوع قابل بحث را به صورت یک سؤال کلی در ذهن داشته باشید و در جلسه مربوطه به همان صورت مطرح کنید.

تفکر پیرامون یک سؤال همیشه مؤثرتر و آسان‌تر از اندیشیدن به یک مبحث نامحدود است. به همین دلیل ثابت شده است جلساتی که موضوع آن‌ها بر محور یک سؤال می‌چرخد، از موفقیت بیشتری برخوردارند. برای مثال؛ “علت نارضایتی کارمندان چیست؟ “

اطلاعات را دسته‌بندی کنید.

از آنجا که وقت شما محدود است. سعی کنید اطلاعاتی را که جمع‌آوری کرده‌اید و قصد مطرح کردن آن را در جلسه دارید به ترتیبی منظم طبقه‌بندی کنید که بتوانید قدم‌به‌قدم به نکته مورد نظر خود برسید. در غیر این صورت، نامنظمی در ارائه اطلاعات موجب آشفتگی در میان شرکت‌کنندگان و اتلاف وقت گردیده و جلسه را بدون نتیجه به پایان می‌برد.

به نحوهی ارائه اطلاعات توجه کنید.

اطلاعاتی را که می‌خواهید با شرکت‌کنندگان در میان بگذارید، به صورت واضح و جذاب بیان کنید. در این راه می‌توانید از فیلم‌های ویدئویی، اسلاید و نقشه‌های رنگی و غیره استفاده کنید.

نتیجه

تنها با رعایت نکات مذکور می‌توان جلسات سازمانی را که از عوامل اصلی ایجاد ارتباط در سازمان و راهنمای حرکت اعضای آن هستند، بسیار مؤثرتر و مطلوب‌تر برگزار نمود. موفقیت هر مدیری در اصلاح این‌گونه جلسات باعث کاهش هزینه، جلوگیری از اتلاف بیهوده‌ی وقت، افزایش کارایی کارمندان، تقویت قدرت خلاقیت در سازمانی تشویق ایده‌های جدید و ابتکاری، تقویت نیروی برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری و نهایتاً کسب رضایت سازمان و مشتریان خواهد شد.

 

برای مشاهده متن کامل مقاله بصورت PDF، روی جلسات بیهوده کلیک کنید.

 

دوره اصول طراحی
مانده تا شروع دوره
روز
ساعت
دقیقه
ثانیه

نحوه ثبت سفارش

فرآیند ثبت سفارش و خرید محصول

برای خرید یک محصول یا کالا، شما در یک سفر هستید. سفر به یک جای ناشناخته نیاز به یک راهنما دارد. این مطلب برای شما یک راهنمای سفر است. پس در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا فرآیند خرید و ثبت سفارش در وبسایت آکادمی کاشانه را با هم مرور کنیم.

مرحله اول: انتخاب محصول و افزودن به سبد خرید

در ابتدا شما محصولی را در نظر خواهید داشت. پس از اینکه خرید شما تکمیل شد و محصول مدنظرتان را انتخاب کردید روی دکمه ” افزودن به سبد خرید” کلیک کنید.

پس از کلیک، محصول مورد نظر به سبد خرید شما اضافه خواهد شد.

مرحله دوم: انتخاب تسویه حساب یا سبد خرید

در این مرحله شما دو راه پیش رو دارید. شما می توانید در اینجا گزینه “ادامه جهت تسویه حساب” را انتخاب کرده و وارد فرآیند ثبت سفارش شوید. و یا گزینه مشاهده سبد خرید را انتخاب کرده و سبد خریدتان را بررسی کنید. این گزینه برای این قرار داده شده که اگر شما محصولات دیگری را هم انتخاب کرده بودید آن ها را بررسی و مدیریت کنید.

مرحله سوم: وارد کردن اطلاعات و ثبت سفارش

در مرحله بعدی شما ابتدا باید اطلاعات خود را مانند نام، نام خانوادگی، شماره تماس و … را وارد کنید. اطلاعات شما پس از تکمیل و کلیک بر روی ثبت سفارش، ثبت می شوند و شما وارد صفحه پرداخت می شوید.

در زیر دکمه ثبت سفارش گزینه دیگری هم وجود دارد. شما با کلیک روی بازگشت به سبد خرید مجددا به صفحه سبد خرید متصل می شوید. در آن صفحه شما می توانید مجددا سبد خرید را بررسی کنید و اگر به تغییر سبد خرید خود تمایل دارید آن را انجام دهید.

در زیر دکمه ثبت سفارش گزینه دیگری هم وجود دارد. شما با کلیک روی بازگشت به سبد خرید مجددا به صفحه سبد خرید متصل می شوید. در آن صفحه شما می توانید مجددا سبد خرید را بررسی کنید و اگر به تغییر سبد خرید خود تمایل دارید آن را انجام دهید.

انواع محصولات در وبسایت آکادمی کاشانه

محصولاتی که شما از وبسایت کاشانه خریداری می کنید به چند دسته تقسیم می شوند. فرآیند پس از خرید هر محصول متفاوت بوده و به همین منظور ما در ادامه مطلب به شما خواهیم گفت که محصول مد نظرتان در فرآیند پس از خرید در چه وضعیتی قرار می گیرد.

دوره آموزشی آنلاین

چنانچه شما یک محصول یا دوره آموزشی را از روی سایت تهیه کنید، پس از اتمام فرآیند خرید سفارشتان ثبت می شود. باید توجه داشته باشید که در بخش وارد کردن اطلاعات همه چیز به درستی ثبت شده باشد. دلیل آن هم این است که شما وقتی یک دوره آموزشی آنلاین را تهیه می کنید در واقع آن را ثبت نام کردید. همکاران ما در بخش پشتیبانی طی 24 ساعت کاری با شما تماس گرفته و اطلاعات لازم را به شما داده و یا از شما بگیرند.

دوره های آموزشی آنلاین دارای بسته های آموزشی که شامل: جزوات، کتاب ها، سی دی های مرتبط و .. هستند. پس مجددا توجه داشته باشید که برای دریافت بسته آموزشی نیز باید آدرس و اطلاعات شما به درستی وارد شده باشد.

فیلم دوره

چنانچه محصول مد نظر شما فیلم آموزشی باشد، پس از ثبت سفارش همکاران ما در واحد پشتیبانی در طی 24 ساعت کاری با شما تماس گرفته و پس از برقراری ارتباط کد لایسنس (licence code)دوره را در اختیار شما قرار می دهند.

فیلم های آموزشی آفلاین در بستر پلتفرم اسپات پلیر(SPOT PLAYER) قابل مشاهده هستند. چنانچه در خصوص این محصول سوالی برای شما ایجاد شد، به تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید و سوالات خود را با آن ها مطرح کنید.

همچنین یک بسته آموزشی همراه با دوره در اختیار خریداران فیلم های آموزشی قرار می گیرد که شامل : جزوه، کتاب، سی دی و.. می باشد.

خرید کتاب

پس از فرآیند خرید کتاب، سفارش شما در سایت کاشانه ثبت می شود. حداقل زمانی که برای تحویل کتاب طی می شود 7 روز کاری است.  معمولا کتاب ها با پست پیشتاز فرستاده می شوند و پس از تحویل به پست کد رهگیری برای خریدار ارسال می شود.

تاکید می کنیم که پس از ارسال بسته شما به پست، مسئولیت آن به عهده پست بوده و آکادمی کاشانه هیچ مسئولیتی در قبال بسته های شما ندارد.

خرید دیتیل

دیتیل های تاسیساتی فایل هایی هستند که شما میتوانید آن ها را خریداری و سپس دانلود کنید. پس از فرآیند خرید فایل های خریداری شده در دسترس شما قرار می گیرند. فایل ها همزمان در ایمیل و حساب کاربری شما قرار داده می شوند. شما می توانید با روش دلخواه خود آن ها را دانلود کنید.

چنانچه فایل شما به هر دلیلی دانلود نشد و یا با مشکلی همراه بود با پشتیبانی آموزشگاه تماس بگیرید و مشکل خود را مطرح کنید.

ده اشکال رایج در طراحی فاضلاب

با یکی دیگر از سلسله ویدیو های گام های حرفه ای باز کنار شما آمدیم. دکتر واصف در این ویدیو درباره 10 اشکال رایج در طراحی فاضلاب صحبت می کنند. طراحی سیستم فاضلاب یکی از سخت ترین مراحل طراحی فاضلاب است که در ادامه درباره سختی ها و اشکالات رایج این سیستم ها صحبت خواهیم کرد.

لایو های آموزشی ما هر هفته روز یکشنبه در بستر اینستاگرام قابل مشاهده است.

ده اشکال رایج در طراحی کانال‌ ها

به رسم هر هفته با یک آموزش تاسیسساتی در کنار شماییم. دکتر روح اله واصف، این بار درباره ده اشکال رایج در طراحی کانال ها صحبت می کنند.

شما می توانید هر یکشنبه در اینستاگرام کاشانه لایو های آموزش تاسیسات ببینید.

عضویت و ورود
شماره موبایل خود را وارد کنید
برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
درخواست بازیابی رمز عبور
لطفاً پست الکترونیک یا موبایل خود را وارد نمایید
برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
ایمیل بازیابی ارسال شد!
لطفاً به صندوق الکترونیکی خود مراجعه کرده و بر روی لینک ارسال شده کلیک نمایید.
تغییر رمز عبور
یک رمز عبور برای اکانت خود تنظیم کنید
تغییر رمز با موفقیت انجام شد