منبع: مجله صنعت تاسیسات شماره 49
از: BOb Limper
ماخذ: Process Heating
ایجاد ارتباط برای جلوگیری از مشکلات کیفیت هوای داخل (IAQ)
برای این که ساکنین خود را مسئول حل مشکل IAQ بدانند، ارتباط مؤثر نقش به سزایی ایفا می کند. هنگام شروع برقرار نمودن ارتباط با ساکنین به نکات زیر توجه کنید:
- اطلاعات صحیح در مورد عوامل مؤثر بر IA0 را در اختیارشان قرار دهید
- مسئولیت هر کس را مشخص کنید(مدیر ساختمان کارکنان مستأجرين پیمانکاران)
- یک سیستم مؤثر برای برای ثبت و پاسخ به شکایات LAQ در صورت وقوع به وجود آورید.
فراهم نمودن اطلاعات صحیح
اگر ساکنین و کارکنان ساختمان از تأثیر فعالیت های خود بر IAG آگاهی داشته باشند بسیاری از مشکلات قابل پیشگیری هستند. ممکن است در ساختمان شما کمیته ایمنی و سلامت که وظیفه بهبود شرایط کار را بر عهده دارد دایر شده باشد. اگر چنین است بسیار آسان میتوان مایل AQ را به فهرست وظایف آنها اضافه نمود. اگر این کمیته تاکنون تشکیل نشده است سعی کنید که آن را به وجود آورید یا یک کمیته مشترک از نمایندگان کارکنان و مدیران برای مواجهه با مشکلات IAQ تشکیل دهید. اسم این کمیته مهم نیست مهم این است که میتواند در انتشار اطلاعات و جلب توجه کارکنان و مدیران به مشکل IAO کمک نموده و یک احساس مسئولیت برای حفظ محیطی سالم و راحت ایجاد نماید.
چنانچه نظرات کلیه افراد زیر مد نظر قرار گیرد این گروه میتواند بسیار موفق باشد:
- مالک ساختمان
- مدیر ساختمان
- کارکنان ساختمان
- مأموران سلامت و ایمنی
- ساکنین یا افرادی که جزء کارکنان نباشند
- نماینده اصناف
تفکیک مسئولیت
اعلام و تفکیک مسئولیت مدیر ساختمان کارکنان و ساکنین در رابطه با IAQ از اهمیت خاصی برخوردار است. این مسئولیت ها را می توان در قالب دستور العمل های کارکنان یا موافقت نامه های اجاره رسمیت داد. کاربری فضاها به ساکنین در مورد کاربری و حداکثر ساکنین مجاز قسمت های مختلف ساختمان آموزش دهید و مطمئن شوید که تهویه مناسب برای فعالیت های آن ها تأمین می شود.
شکایت در مورد کیفیت هوای داخل معمولاً در ساختمان هایی عنوان می گردد که بخش های آن کاربریهای متفاوت دارند؛ به عنوان مثال بوی غذا برای کارکنان آشپزخانه خوشایند محسوب میشود در حالی که کارمندان دفاتر مجاور آن را آزار دهنده می پندارند. همچنین زمانی که مستأجرین قدیمی ساختمان را ترک میکنند، ساکنین جدیدی که وارد ساختمان می شوند کاربری آن را تغییر می دهند.
تعداد مجاز افراد : اهمیت تعداد مجاز افراد در یک منطقه ساختمان را به ساکنین گوشزد کنید. سیستم تهویه ساختمان برای تعداد مشخصی از ساکنین طراحی و نصب شده است. اگر تعداد افراد مشکل را شد بهتر است توجه آنها را به استاندارد 1989-62 ASHRAE جلب نمایید و به آنها تأکید کنید که میزان تهویه در ایجاد کیفیت مناسب محیط داخل اهمیت دارد و مقدار آن به طور اختیاری و توسط مدیر ساختمان تعیین نمی گردد.
تغییرات : برنامه های افزایش تعداد افراد ساختمان، تغییر محل دیوارها و پارتیشن ها نصب تجهیزات جدید یا تغییر کاربری اتاق را با دقت مطالعه نمایید. مالک مدیر ساختمان و ساکنین آن همگی مسئول کنترل نصب تجهیزات جدید و تغییر کاربری ساختمان هستند. برنامه و روند تغییرات باید به گونه ای باشد که تأسیسات تهویه را بتوان متناسب با آن اصلاح نمود. تنها پرسنل نگهداری مجاز به دستکاری دریچه های رفت و برگشت هستند و چنانچه کارکنان خود این کار را انجام دهند مدیر ساختمان باید مسئولیت آن را به عهده بگیرد.
اعلام قبلی برنامه ها : قبل از آغاز فعالیت هایی که ایجاد بو یا آلاینده میکنند ساکنین را در جریان قرار دهید به عنوان مثال( سمپاشی ساختمان تعمیرات تغییر دكور).
سیستم رسیدگی به شکایات بسیاری از سازمان ها بخش هایی را برای رسیدگی به شکایت ساکنین ایجاد نموده اند که موضوع LAQ را هم می توان به آن اضافه کرد. برای این که ساکنین سرگردان نشوند، باید بدانند که چگونه شکایات خود را ابراز نمایند. از آن مهم تر باید بدانند که فرم های شکایت را از کجا بگیرند و چگونه مسئولین IAQ راشناسایی کنند. این اطلاعات را می توان از طریق تابلوی اعلانات یا با توزیع بولتن منتشر کرد.
به شکایات باید به سرعت رسیدگی کرده و به هر نکته ظریفی توجه خاص نمود. بسیار مفید است که یک سیستم بایگانی و نگهداری شکایات ایجاد شود تا بتوان اطلاعات را رد و بدل کرده و ضبط نمود. این بایگانی می تواند در شناسایی و حل مشکل کمک کند (به عنوان مثال مشکلاتی که در یک زمان معین و یا در یک نقطه خاص ساختمان بروز میکنند.)
فرم شکایت LAQ و ثبت رویدادها که در این صفحه نشان داده شده است می تواند در ردیابی شکایات مربوط به IAQ مورد استفاده قرار گیرد.
ارتباط برای حل مشکل IAQ
در اکثر اوقات شکایت ساکنین باعث جلب توجه مدیران به مشکلات LAQ می شود. این شکایات ممکن است به صورت مبهم باشند؛ مانند این که یک نفر احساس بیماری یا ناراحتی کند یا بوی بد به مشامش خورده باشد. گاهی اوقات ساکنین به یک منبع یا ماده آلاینده مشخص اشاره میکنند. شکایت مردم معمولاً واقعی است بنابراین باید بسیار جدی گرفته شود؛ ولی ممکن است آنها علت مشکل را درست تشخیص ندهند. به هر صورت باید به گفته آنها با احترام گوش داد ولی محتاطانه ارزیابی کرد. بعضی از مشکلات IAQ را می توان به سرعت بر طرف کرد. در مواردی که مشکل ناشی از تعامل فاکتورهای متعددی است ممکن است برای حل آن نیاز به تحقیقات و بررسی بیشتر باشد.
اهمیت پاسخگویی به شکایات
برای حل مشکل IAQ گوش دادن و اهمیت دادن به حرفهای ساکنین بسیار مهم است. شکایات ممکن است مربوط به کیفیت نا مطلوب هوای داخل ساختمان سر و صدا نور شدید یا استرسهای محل کار باشند. اما به هر صورت مدیر باید به تمام شکایات مربوط به محیط داخل به سرعت و با دقت رسیدگی کرده و با برقراری ارتباط مثبت با ساکنین آنها را رفع نماید. بزرگ ترین اشتباه مدیریت آن است که شکایت مربوط به IAO را دست کم بگیرد و یا اطلاعات مهم را نادیده انگارد. بدون یک ارتباط باز و مؤثر هر مشکل می تواند به تشویش اذهان ساکنین و عدم اعتماد آنها و در نتیجه به تعویق افتادن حل آن منجر شود. توجه به ارتباط مؤثر و همچنین ارائه راه حلها کمک و همیاری ساکنین را در پی خواهد داشت. پیغامی که مدیریت ساختمان با پیگیری خود به ساکنین القا میکند؛ اهمیت دادن به داشتن یک ساختمان سالم و ایمن است و این که کیفیت مطلوب هوای داخل یکی از اجزای بسیار مهم تشکیل دهنده محیطی سالم و بهداشتی است و شکایات مربوط به IAO بسیار جدی گرفته می شوند.
ارتباط گفتاری یا نوشتاری باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- مدیریت چه نوع شکایتی دریافت کرده است؟
- خط مشی مدیریت برای داشتن یک محیط سالم و ایمن و واکنش به شکایات ساکنین چیست؟
- مدیریت تاکنون چه اقداماتی صورت داده است (مثلاً جمع آوری اطلاعات و واکنش به شکایات؟)
- برنامه مدیریت برای تحقیقات بیشتر ورفع مشکل چیست؟ آیا برای حل مشکل از مشاور خارج از کادر اداری استفاده شده است؟
- شماره تلفن و اسامی کسانی که ساکنین برای اظهار شکایات و پر کردن فرمها و دادن اطلاعات می توانند به آنها رجوع نمایند.
روشن کردن مسیر ارتباطات
مطمئن شوید که ساکنین افراد مسئول رسیدگی به شکایات را می شناسند. ساکنین ممکن است برای طرح شکایات یک نماینده داشته باشند.
مشکل کوچکی که در IAQ بروز کند را می توان به سرعت و بدون مزاحمت برای سایر ساکنین رفع نمود (مثلاً یک بوی نامطبوع از یک منبع مشخص). ارتباطات اهمیت خود را در شکایات بحرانی و مشکلاتی که حل آنها به تعویق افتاده و بیماریهای خاصی را به وجود آورده است نشان می دهد. اگر مشکلات به طور جدی فراگیر شده باشند، بهتر است که با کمیته سلامت و بهداشت خود مشورت نمایید. اگر درساختمان شما این کمیته وجود ندارد آن را تشکیل دهید یا یک کمیته مشترک از مدیران و ساکنین برای حل مشکل LAO به وجود آورید.
چنانچه در مراحل بررسی و کم کردن مشکلات ساکنین در جریان قرار گیرند پیوند سازنده ای ایجاد می گردد. کسانی که منتقد جدی هستند اگر در کوران امور قرار گیرند می توانند به کمیته رفع مشکل ملحق شوند و در خصوص IAO آموزش دیده و با آن بیشتر آشنا شوند. مدیریت ساختمان شاید نخواهد نتایج تست و گزارشهای مشاور را در اختیار ساکنین قرار دهد ولی سری کار کردن ممکن است در پایان موجب واکنش منفی افراد شود.
کارکنان مدیریت ساختمان را تشویق کنید که در زمان وقوع مشکلات و یا در مراحل بررسی های باز شناختی با ساکنین مشورت نمایند. مشاهدات آنها درباره علایم یا وضعیت ساختمان میتواند اطلاعات مفیدی را در اختیار کارکنان قرار دهد.
ممکن است ساکنین به محرمانه ماندن اطلاعات حساس باشند به خصوص که بدانند کارفرمایان آنها نسبت به شکایات واکنش منفی نشان می دهند. افشای پرونده بیماری ممکن است پیگرد قانونی داشته باشد. با ایجاد اعتماد متقابل مأمورین تحقیق می توانند اطلاعات کامل و درستی را از ساکنین بگیرند.
توصیه میشود که ماهیت فعالیت های جمع آوری اطلاعات به طور شفاف و روشن به ساکنین توضیح داده شود تا از بروز شایعه جلوگیری گردد. بولتن و خبرنامه ها را مستقیماً به دست منتخب ساکنین بدهید یا در تابلوی اعلانات که در معرض دید همگان است نصب کنید. از این خبرنامه ها می توان برای به روز کردن اطلاعات ساکنین استفاده نمود.
گاهی اوقات ممکن است به علت کم گفتن و یا زیاد گفتن مشکل به وجود آید. انتشار اطلاعات ناقص هنگام جمع آوری می تواند باعث سردرگمی، نتیجه نگرفتن و عدم اعتماد ساکنین شود. از طرف دیگر اگر گزارش پیشرفت کارها به صورت مرتب منتشر نشود مردم فکر میکنند که یا هیچ کاری انجام نمی شود یا این که اتفاق بدی در شرف وقوع است. بهتر است اطلاعات را با مدیر ساختمان مالک یا مشاور حقوقی خود در میان گذاشته و عواقب آن را به خوبی بسنجید.
مدیریت ساختمان هنگام ارائه اطلاعات زیر باید بسیار دقیق عمل کند:
- مشخص کردن منطقه شکایت بر اساس محل و نحوه توزیع شکایت ها (این مورد ممکن است در مراحل بازرسی دگرگون شود.)
- روند پیشرفت بررسی ها که شامل اطلاعات جمع آوری شده و نحوه کمک ساکنین است
- مدت زمان انجام بررسی ها؛
- تلاش هایی که برای بهبود کیفیت هوای داخل ساختمان صورت می گیرند
- کارهای باقی مانده و زمان کامل شدن آنها
علایم زودگذر و مبهم و تداخل پیچیده عوامل محیطی با استرس های محیط کار می توانند موجب اختلال در کار بررسی و رفع مشکل شوند گاه ممکن است روزها و هفته ها طول بکشد تا آلاینده ها به طور کامل از بین بروند و علایم آنها ناپدید بشود. اگر ساکنین متوجه شوند که علایم بیماری آنها حتی بعد از سبک شدن مشکلات ادامه دارد ممکن است بررسی های انجام شده را یک برنامه ناموفق تلقی کنند.
اگر شما هم مشتاق یادگیری تخصصی و حرفه ای تاسیسات مکانیکی با اساتیدی مجرب هستید میتوانید در دوره های آموزشی تاسیسات مکانیکی ثبت نام کنید.
